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경력관리 #12. 담당자가 자리에 없습니다.

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경력관리 #12. 담당자가 자리에 없습니다. 


담당자가 자리에 없습니다.

 

가정을 해봅시다.

만약 당신이 동사무소에 서류를 발급해야 해서 급하게 찾아갔는데,

하필 담당자가 '연가'라서 자리에 없다며 내일 다시 오라고 하거나 도리어 미리 전화했냐고 물으며, 방문 민원인의 실수인 것처럼 대한다면 어떤 기분이 들까요?

게다가 다음에는 방문하시기 전에 꼭 전화나 예약을 하라는 안내를 받는다면 기분이 어떨까요?

아무리 직원이 친절하고 상냥한 태도로 응대한다 한들 결국에는 당신이 필요한 일을 처리 하지 못하고 되돌아가는 상황이라면 어떤 기분이 들겠습니까?

 

안녕하세요

오늘은 '담당자가 자리에 없습니다' 라는 주제로 이야기를 해보겠습니다.

우리가 일을 하면서 교육으로, 병가로, 휴가로 자리를 비우는 경우가 있습니다.

 

위의 이야기처럼 민원인이 동사무소를 찾아갔는데, 담당자가 자리에 없어서 내일 다시 오라는 이야기를 들었다면 기분이 어떨까요?

 

오늘 전해드리고 싶은 이야기는

한 사람에 의해서 일이 돌아가게 하는 것이 좋지 않다는 것입니다.

혹자는 자랑스럽게 말하곤 합니다.

나 없으면 일이 안 돌아가!”

나를 대신할 사람이 없어서 자리를 비울 수 없다고 말이죠.

정말 그렇다면 매우 잘못된 조직입니다.

 

그 직원이 자리에 없어서 아무런 일이 진행되지 않거나 대신할 사람이 없다면 그 업무는 제대로 진행되지 않을 가능성이 높습니다.

만약 여러분이 대표자라면 한 명의 직원만이 그 일을 처리 할 수 있고 오직 그 사람이 있어야만 일이 돌아가는 시스템으로 계속 유지하시겠습니까?

 

만약 그렇다면 한 사람에게 조직의 운명을 맡기는 것과도 같습니다.

게다가 유일하게 처리할 수 있는 직원마저 큰 실수를 한다면 기관은 어떻게 될까요?

더구나 그 사람만이 그 일에 대해 알고 아무도 모른다면, 관리되기가 어렵습니다.

 

, 아무도 그 일을 모른다면 스스로 해야 할 일을 하지 않아도 아무도 모른다는 말이 됩니다.


#01. 기관의 일은 공적인 일이므로 일에 대해 투명하게 공유할 수 있는 시스템이 되어야 합니다.

담당자가 자리에 없어도 그 일을 대신 처리할 수 있도록 업무 절차와 과정 방식에 대해 잘 정리해 놓아야 합니다.

업무매뉴얼을 만들어서 체계적으로 일의 절차와 순서에 따라 일하는 체계를 만들어야 합니다.

사람에 의해 일의 양이 줄어들고 늘어나는 것이 아닙니다.

조직에서 요구하는 일의 기준에 맞게 일의 양이 설정되어야 합니다.

 

#02. 자신에게 주어진 휴가를 갈 때는 정확한 업무인수인계를 해야 합니다.

몇 시간 또는 반차 정도는 인수인계가 필요하지 않지만 1일 이상 연가를 쓰는 경우에 철저하게 인수인계를 하는 것이 좋습니다.

당일에 내가 해야 하는 일의 목록과 파일, 일의 순서가 적힌 내용을 잘 인계 해야 합니다.

자리를 비워도 나의 일을 대신해 줄 수 있는 시스템을 만들 수 있다면 자리를 비운 뒤에 쌓인 업무에 허덕이지 않을 수 있겠지요.

이것은 단순히 남에게 일을 보내고 나 혼자 편하자고 하는 것이 아닙니다.

결국 팀 내 다른 팀원들도 자리를 비울 때가 오는 법이지요.

서로 대신해서 서로의 일을 처리해 주는 팀웍이 만들어진다면 휴가를 눈치 보지 않고도 쓸 수 있고, 휴가를 다녀와도 일이 쌓여있지 않을 수 있습니다.

 

조직 구성원들이 조금만 더 생각해본다면 서로에게 좋은 일입니다.

구글 드라이브나 공유폴더를 통해서 각 담당 업무에 필요한 서류가 공유되고,

파일을 찾는 경로에서 부터 작성 방법까지 상세하게 공유가 되어 사소한 일 처리는 대신할 수 있을 정도가 되어야 합니다.


조직에서 부서를 만들고 사업을 나눠준 것은 그 일을 잘 진행하기 위해서 나눈 것이지 한 사람만이 그 일을 해야 하기에 나눈 것이 아닙니다.

 

#03. 생각해보면 대신 처리하는 일이 그렇게 큰 일도 아닙니다.

중요하고 급한 업무는 대부분 처리하고 자리를 비우실 겁니다.

또한 담당자가 복귀해서 일을 처리해야만 하는 경우를 제외하고는 거의 대부분 사소한 민원이나 일 처리 입니다.

그렇다면 팀원들이 조금 바쁘더라도 대신 처리하는 것이 좋습니다.

그 순간 귀찮고 일이 많아질 수는 있지만 그것을  떠나 우리 기관을 찾아오는 고객을 위한 길입니다.


고객의 발걸음을 돌리게 하면 되겠습니까?

고객의 발걸음을 돌리게 하고 다음 날 당신이 불만 쌓인 고객을 상대하려면 당신도 기분이 좋지 않을 것입니다.


#04. 서로 피드백을 줄 수도 있습니다.

서로의 업무를 대신 처리하고 실행하다 보면 좋은 개선 책이 나올 수 있습니다.

처음에는 담당자가 설정한 방식으로 일을 처리 하겠지만 횟수가 많아지고 시간이 흘러 갈수록 대신 처리하는 사람들이 더 좋은 방법을 발견 할 수도 있습니다.

나에게 어려운 것이 다른 사람에게는 쉬울 수도 있고 나에게 쉬운 것이 남에게는 어려운 것일 수 있으니

여러 사람이 돌아가면서 그 일을 처리한다면 서로의 피드백을 통해 일의 방식을 더 쉽게 만들어갈 수 있는 것입니다.


기관의 일을 여러 사람들이 나눠 갖고 그 일들이 오직 한 사람에 의해 돌아가는 상황에서 기관의 모든 일이 잘 되길 바라고 있지는 않으신가요? 

모두가 잘해준다면 다행이지만 그렇지 못한 경우도 있습니다.

한 사람의 능력보다 여러 사람의 능력이 더 뛰어난 법입니다

 

일하는 방식을 혁신하고 발전시키고 싶으신가요?

그렇다면 일을 공유하십시오. 그리고 직원들이 그 일에 대해 꾸준히 소통하게 하십시오. 그렇다면 혁신은 어느새 성큼 우리 앞에 와있을 것입니다.


오늘은 여기까지 입니다. 감사합니다.


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