매년 새해가 시작되면 많은 전문직 단체와 협회에서 총회, 대의원총회, 이사회가 연달아 개최됩니다. 

우리들은 회의가 열렸다는 사실만으로 조직이 굴러가는 것처럼 보기도 하고, 회의 자체가 안열리는 문제들을 제시하기도 합니다. 하지만 사회생활을 처음하는 새내기 또는 단체나 조직활동에 대한 관심도가 낮은 분들의 경우, 용어도 생소하고 무엇을 어떻게 관심가져야 하는지 모르는 경우들이 많은 것이 현실입니다. 이에 필자는 신뢰의 언어가 필요하다라는 칼럼을 게재함으로써 절차적 정당성에 대한 이해를 높이고자 합니다. 

“회의는 했다는데, 왜 나는 납득이 안 될까?”

대부분의 갈등은 내용보다 절차와 공개되지 않는 과정에서 시작됩니다. 특히 회의록의 “성원보고” 한 줄은 신뢰의 증거가 되기도 하고, 반대로 의심의 출발점이 되기도 합니다. 특히, 가장 기초적으로 기억해야 할 핵심은 세 단어로. 재적, 출석, 위임입니다

- 재적·출석·위임, 이 세 단어가 섞이는 순간

• 재적: 명부상 구성원 수(대의원 수, 이사 수 등)

• 출석: 실제 회의에 참여한 인원(현장/온라인 포함)

• 위임: 다른 사람에게 권리행사를 맡긴 경우(대리 출석/위임장 등)

재적, 출석, 위임을 이해했다면 이제 공개된 회의록을 살펴봐야 합니다. 

문제는 협회나 단체들의 공개된 회의록에서 “총 ○○명 참석(위임 포함)”처럼 한 줄로 합쳐져 회의의 결과들을 나열할때들이 종종 발견됩니다. 

그렇다면 회원의 궁금증은 또 다른 궁금증을 나타나게 합니다.
“실제로 몇 명이 논의했고, 몇 명이 위임장으로 채워졌지?”
“위임은 어디까지 가능한 거지?”
“이사회에서도 위임이 되는 건가?”

출처: AI 생성이미지(GPT)

답은 의외로 단순합니다. 회의 결과는 공유되지만, 결과가 만들어진 과정은 설명되지 않기 때문입니다. 내가 직접 참여하지 않은 상황에서는 “결정했다”가 아니라 “그 결정이 규정에 따라 만들어졌고, 누구나 확인할 수 있다”는 감각에서 생기는 것입니다. 저는 이러한 과정이 표현될때 ‘신뢰의 언어’가 생성된다고 봅니다. 

우리가 현장에서 자주 확인되는 반복되는 불신의 패턴은 크게 네 가지입니다. 

1) 정족수는 숫자가 아니라 ‘근거’입니다

회의가 성립하려면 성원(정족수)이 충족되어야 합니다. 그런데 회의록에는 종종 “참석 ○명(위임 포함)” 같은 문장만 남겨져 있는 것을 자주보시게 될 것입니다. 회원 입장에서는 여기서부터 질문이 시작됩니다. 앞서 설명드린, 재적은 몇 명이었는지?, 실출석은 몇 명이었는지?, 위임은 몇 명이고 그것이 성원과 의결에 어떻게 반영되는지가 분리되어 있지 않으면 ‘성립’이라는 말 자체가 납득되지 않습니다. 

정족수는 “됐다/안 됐다”가 아니라, 재적·출석·위임을 나눈 숫자 + 그 숫자를 판단한 규정 조항으로 설명될 때 신뢰가 됩니다. 

2) 위임은 편의가 아니라 ‘검증 절차’입니다

위임(대리)은 참여를 넓히는 장치가 될 수 있습니다. 그런데 문제는 위임이 많을수록, 검증이 더 엄격해야 한다는 점입니다. 위임장은 중복 제출이 없는지, 서명·날인이 적법한지, 대리인의 자격이 맞는지, 위임 범위가 어디까지인지가 확인돼야 합니다. 그런데 이런 과정이 기록에 남지 않으면 회원들은 결과 자체보다 “그 위임이 진짜였는가”를 의심하게 되며, 위임을 ‘받았다’가 아니라 검수 기준과 인정/반려 결과가 남아 있을 때 조직의 자산이 됩니다.

3) 회의록 공개는 파일 하나로 끝나지 않는다

사회복지사업법, 민법 등 상위법령등에 따르면, 회의록 공개의 원칙은 가장 기본이 되기도 합니다. 하지만 조직의 수장이 공개하는 것을 싫어해서 안올린다던지, 사무를 담당하는 곳에서 올리면 귀찮으니 안올린다던지, 올릴 근거가 없어서 못올린다는 납득하기 어려운 논리를 제시하는 협회나 단체들이 아직도 존재하는 것이 현실입니다. 

물론, 어떤 조직들은 회의록을 공개하지 않다가 특정시기에 일괄적으로 공개를 하기도 하고 일정시기만 공개하고 삭제하기도 합니다(공개의 절차의 과정과 내용이 명확한 경우 공개시기를 정한 이후 비공개도 가능합니다) . 또한 이미공개했더라도, 공개가 곧 신뢰는 아닙니다. 

회의록이 공개되어도 안건에 대한 내용의 구체화 되지 않은 곳들이 많이 있습니다. 예산·결산 자료, 검토보고서, 표결 결과(찬반/기권), 다음 회의에서의 승인 여부가 빠져 있으면 ‘검증 가능한 공개’가 되지 않습니다. 결국 회원은 “공개했다”가 아니라 “확인할 수 없다”로 기억하게 됩니다. 회의록은 ‘요약문’이 아니라 절차와 근거가 남는 기록물이어야 합니다. 

4) 규정이 많을수록 ‘충돌과 빈칸’이 분쟁이 됩니다

많은 단체와 협회등의 다양한 규정들이 존재하고 있습니다. 특히 가장 기본이 되는 것이 정관일텐데요. 우리는 모든 조직을 확인할 때 정관이 정한 내용을 구체적으로 살펴봐야 합니다.

중요한 것은 회칙, 운영규정, 선거규정, 회원규정, 지회규정이 많아질수록 조직은 전문화되지만 동시에 충돌 위험도 커진다는 것을 기억해야 합니다. 

문제는 충돌 자체가 아니라, 충돌했을 때 어느 규정이 우선하는지, 빈칸은 어떻게 해석하는지에 대한 합의가 없다는 데서 시작됩니다 결국 구성원들은 ‘규정’이 아니라 ‘사람의 말’에 기대게 되고, 그 순간 신뢰는 흔들리게 됩니다.

그렇다면 지금까지의 내용들이 쉽게 이해가 되는 분들과 그렇지 않은 분들이 계실 수 있어서 예를들어 설명해보겠습니다. 

1) 정족수는 됬다는데 실출석이 보이지 않는 회의록 

예) 대의원 총회 회의록에 재적 120명 참석 62명(위임포함)이라고만 기재가 되어 있다면, 현장 출석이 몇명인지, 위임이 몇명인지 알 수 없습니다. 

- 여기서 중요한 것은 위임자체가 문제는 아니며, 회칙등을 보셔야 합니다. 예컨대 대의원 총회 의결은 (재적 과반수 출석/ 출석 과반수 찬성)+ 대리인은 위임장 제출등이 가능한가도 살펴봐야 합니다. 

2) 이사회는 '의결권 위임이 불가'인데 참석 처리에 위임이 섞여있는 회의록

예) 규정상 이사회는 위임이 불가라고 명문화 되어 있음에도 불구하고 위임자를 명시하거나 위임자체를 정족수에 포함하는 경우들도 있습니다. 

3) 회원의 자격, 회비 기준이 명부로 검증되지 않아 선거, 의결이 흔들리는 경우 

예)모든 기관이나 단체들은 회원을 규정하고 있음에도 불구하고 가장 기본적인 회원자격이 없는지 있는지를 먼저 확인하는 작업이 필요하며, 대의원과 이사의 경우에도 대표성을 가지는 사람인지 또한 총회등에서 의결을 받거나 추대를 받았는지 아니면 특정 절차나 과정에 위배는 없는지 확인해야 합니다. 전국단위의 협회등의 경우에는 지역협회등의 회원정보 변동에 대한 공유와 본회, 지회의 명부가 일치해야 혼란이 생기지 않습니다. 

다음화에서는 조금 더 쉽게 이해할 수 있는 예시와 함께 무엇을 살펴보면 좋을지 안내드리도록 하겠습니다