기록의 태도와 원칙

1. 기록 보안과 윤리적 책임

1) 정보 최소화 원칙과 자기 정보 결정 원칙

사회복지 현장 기록은 대부분 전산프로그램에 남습니다. 

하지만 완벽한 보안 시스템은 존재하지 않습니다. 

관리자, 감독기관 담당자, 심지어 퇴사한 직원 등 의외로 많은 사람이 기록에 접근할 수 있습니다. 

또한, 한번 온라인에 남겨진 기록은 복제, 유출, 캡처와 같은 방식으로 

사실상 삭제가 불가능한 꼬리표가 될 수 있습니다. 

이런 글이 언제, 어떻게 당사자의 삶을 옥죌지 우리는 예측할 수 없습니다.

사회사업가는 이 현실 앞에서 더욱 신중합니다. 

기록은 종이 위 글자가 아닙니다. 누군가의 삶을 다루는 행위입니다. 

단어 하나 표현 한 줄이 당사자를 완전히 다른 사람이게 합니다.

이를 잊지 않습니다. 

‘이 내용이 기록으로 남아도 괜찮은가? 누가 이 기록을 본다면 당사자의 삶에 어떤 영향을 미칠까?’ 

기록하는 가운데 이런 질문을 반복합니다.

이러한 위험 속에서 사회사업가가 붙잡아야 할 두 가지 원칙이 있습니다.

첫째는 ‘정보 최소화 원칙’입니다. 

당사자 지원에 꼭 필요한 최소한의 정보만 수집하고 기록합니다. 

사회사업가는 때때로 당사자가 털어놓은 깊은 이야기, 부끄럽고 숨기고 싶은 사연을 접합니다. 

그러나 지금 진행 중인 일에 직접적 영향을 미치지 않거나,

당장 어찌할 수 없는 내용이라면 굳이 기록으로 남길 필요가 없습니다. 

중요한 사안이라 해도 모든 세부사항을 낱낱이 적지 않습니다. 

기록 기준은 간단합니다. ‘지원에 반드시 필요한 내용인가?’ ‘다른 사람이 읽어도 당사자를 존엄하게 바라보겠는가?’

둘째는 ‘자기 정보 결정 원칙’입니다. 

사회사업가는 자기 정보가 어떻게 기록되고 활용될지를 당사자에게 충분히 설명합니다. 

때때로 의견을 듣기도 하고 어떤 내용은 동의를 얻기도 합니다. 

사회사업가가 기록했다고 해도, 사실상 기록의 주인은 당사자 자신입니다. 

이 원칙을 생각하지 않으면 사회사업가의 기록은 도움의 도구가 아니라

통제와 배제의 수단으로 변질될 수 있습니다.

2) 공식 기록과 과정 기록

이 두 가지 원칙을 실천하려면 ‘공식 기록’과 ‘과정 기록’을 구분하여 작성하기가 필요합니다. 

사회사업 현장에서는 이렇게 두 방식으로 엄격하게 나뉘지 않지만, 이런 구분이 기록에 도움을 줍니다.

공식 기록(행정 기록)은 관공서에 제출하거나 관련 기관과 공유하는 문서입니다. 

이 기록에는 당사자가 숨기고 싶어 하는 민감한 사생활, 확인되지 않은 추측, 

사회사업가의 감정은 되도록 삼갑니다. 

지금 당장 진행하는 일의 목표 달성을 위해 필요한 핵심 내용 정도만 담습니다.

반면, 과정 기록(성찰 기록)은 사회사업가가 슈퍼비전을 받거나 

자기 실천을 성찰하기 위해 작성하는 내밀한 기록입니다. 

여기에는 당사자의 미묘한 감정 변화와 사회사업가로서 고뇌와 성찰을 남깁니다.

이 과정 기록은 외부 공유에 신중하고, 보관과 활용에도 관리가 필요합니다. 

만약 다른 사회사업가들의 학습을 위해 이 기록을 활용해야 할 때는 가명을 사용하거나 

내용을 각색하여 당사자를 특정할 수 없게 합니다.

3) 기록은 윤리적으로 판단과 책임

결국, 사회사업가의 기록은 단순히 일어난 일을 받아쓰는 행위가 아닙니다.

무엇을 쓰고, 무엇을 쓰지 않을지 윤리적으로 판단하는 실천이며, 

당사자를 보호하고 존중하는 사회사업가의 태도가 그대로 드러나는 공간입니다. 

기록은 곧 사회사업가의 품격이며, 당사자의 삶을 지키는 윤리적 책임입니다.

2. 상황과 목적에 따른 유연한 기록 방식

1) 어떤 일에서는 선(先) 기록, 후(後) 서술

앞서 ‘두 가지 현장 기록 방식’에서 설명하였듯, 

사회사업 현장에서 모든 순간이 길고 상세한 서술식 기록을 허락하는 건 아닙니다. 

때로는 긴급한 상황과 기록 목적에 따라 지혜롭게 기록 형태와 깊이를 조절할 필요가 있습니다. 

이는 ‘사회사업 기록은 서술식으로 한다’는 원칙을 내려놓는 일이 아닙니다. 

오히려 실천의 본질에 더욱 충실하기 위한 유연한 적용입니다.

당사자 안전이 위협받는 상황, 재빨리 금품이나 서비스를 지원해야 하는 상황에서는 

장황한 서술보다 즉각적인 조치와 명료한 사실(현상) 기록이 우선입니다. 

이때는 핵심적인 조치 내용(예 : 병원 동행 및 응급 진료 연계)을 중심으로 

간결하게 메모 형식으로 남길 수 있습니다.

중요한 건 여기서 멈추지 않는 겁니다. 

상황 안정 뒤, 빠른 시간 안에 당시 메모에 살을 붙여 온전한 서술식 기록으로 완성합니다.

‘왜 그런 판단을 했는지(의도)’, ‘어떤 매뉴얼이나 가치에 근거했는지(근거)’, 

‘그 과정을 통해 무엇을 느끼고 배웠는지(성찰)’를 보충하여 기록하면 좋습니다. 

이런 ‘후(後) 서술’ 과정은 긴급했던 실천을 ‘성찰 대상’으로 삼아 

전문성을 성장시키는 훌륭한 자기학습입니다. 

나중에 보태어 쓰는 사회사업 글쓰기가 성장과 학습의 도구가 됩니다.

2) 자원 연계 보고일 때, ‘무엇’을 넘어 ‘왜’와 ‘어떻게’로

단순히 ‘A 기관 후원금을 B 당사자에게 연계함’이라고 쓰는 방식은 

앞서 이야기한 ‘행정 기록’에 가깝습니다. 

사회사업 기록은 되도록 그 바탕에 담당자로서 전문적 판단을 드러냅니다.

“최근 당사자가 보인 삶의 의지와 ‘스스로 무언가 해보고 싶다’는 이야기에 주목했다. 

여러 자원을 검토한 결과, 일회성 지원보다

당사자가 직접 계획하고 사용할 수 있는 소액 자금이 자존감 회복에 

더 긍정적일 거라 판단하여(의도와 근거) OOO 재단 자립지원금을 연계했다.

이 역시 당사자에게 묻고 의논하고 부탁하여 당신 일이 되게 하였다.

당사자가 조정 판단 통제하게 거들었다. 

이 과정이 당사자가 자기 삶의 주인으로 다시 서는 작은 디딤돌이 되기를 기대한다(성찰과 소망).”

이처럼 자원 연계 기록에 사회사업가의 전문적 관점(실천 주안점)과 기대를 담기만 하여도, 

이 공식(행정) 기록은 당사자의 삶을 응원하는 또 다른 실천이 됩니다.

3) 아무것도 하지 않음? ‘의미 있는 기다림’으로 기록

특별한 사건 없이 당사자와 차를 마시거나 안부를 묻는 일처럼 소소한 만남으로 시간을 보낼 때도 있습니다. 

이런 날은 ‘기록할 내용이 없다’고 생각하기 쉽습니다. 

하지만 신뢰를 쌓아가는 과정이야말로 매우 중요한 사회사업 실천입니다.

‘오늘은 별다른 이야기를 나누지 않았다. 당사자는 대부분 창밖을 보았고, 

나는 조용히 곁을 지키며 차를 마셨다. 

서둘러 무언가 묻기보다, 당사자가 편안하게 자기 공간과 시간을 느끼도록 기다려주는 일이 

지금 사회복지사인 내 역할이라고 생각했다. 

이 침묵과 기다림이 훗날 마음을 열고 이야기 나눌 수 있는 안전한 관계의 바탕이 되기를 바란다.’

이처럼 ‘아무것도 하지 않음’ 속에 담긴 사회사업가의 ‘의도’와 ‘기대’를 기록할 때, 

그 시간 또한 더는 공백이 아닌 의미 있는 실천 과정으로 증명됩니다.

사회사업에서는 당사자의 머뭇거림도 과정의 일부입니다. 

항상 무언가를 진행하려고 하지 않아도 됩니다. 

관계의 빈틈은 시간에 맡겨도 좋습니다.