서울시복지재단

㉣ 기관장의 일정을 투명하게 공유하기

사회복지사 초임 시절에 기관장의 일정은 알 수도 없었고 

사실 알 필요도 없었던 것 같았습니다. 

초보사회복지사에게는 선임이나 팀장 혹은 과장들의 일정이 

업무상 중요했고 대부분의 경우는 기관장의 일정이 

크게 업무에 지장을 주거나 영향을 끼치는 경우는 없었기 때문이었습니다.

간혹 기관장의 일정에서 중요했던 것은 아마도 급한 결재를 처리해야 할 때가 

아니였을까 라는 생각이 듭니다.

그래서 기관장의 일정 등은 모든 직원에게 공유되지 않았고 

대부분의 경우는 실무자들의 일정에 맞추기 보다는 

기관장의 일방적으로 통보되는 일정에 맞추어 일을 했던 것 같았습니다.

그러나 지금은 실무자들의 일정과 업무에 맞추어 

기관장의 일정이 맞추어지는 경우도 많으며 

그것이 현장중심적 조직운영의 한 부분이기도 합니다.

또한 공개적으로 정기적으로 기관장의 일정을 미리 공유하고 

그 일정을 직원들이 미리 알고 여러 일정 등을 사전에 조율할 수 있다면 

불필요한 의사소통이나 일정이 일방적으로 변경되는 경우가 

줄어들 수 있다는 생각이 들었습니다.

결국 이러한 공개적이고 정기적인 소통이 이루어진다면 

업무처리와 일정 조율 그리고 신속한 진행이 원활하게 잘 진행될 수 있고, 

이러한 것은 실무자들이 업무를 보다 효율적으로 처리할 수 있는 

아주 중요한 부분이라는 점입니다.

그러한 부분에 대한 이해와 필요성에 대한 인식이 

아마도 기관장이 된 이후 스스로 공개했던 

기관장 월간 및 주간 일정에 대한 공유였던 것 같습니다.

그래서 개인적으로 기관장의 일 단위 일정, 주 단위 일정, 월 단위 주요 일정을 

매주 직원회의 시간에 전 직원들에게 공유하고 있습니다.

기관장 주간업무 계획 일정에 월 단위의 주요 일정을 기록하고 금주의 주요 일정과 

참고 내용을 함께 기록해서 직원들이 좀 더 구체적인 일정과 내용을 참고할 수 있도록 

공유하고 있습니다. 

이를 통해 직원들은 결재와 업무상 기관장의 협조 사항 등의 일정을 잡을 수 있고 

필요시 업무의 조정과 지원 여부를 확인할 수 있도록 하였습니다.

거버너스(governance)의 시작은 소통이고 

소통의 시작은 서로에 대한 이해와 관심에서 시작된다고 생각합니다. 

이러한 기관장의 일정 공유는 소통과 관심을 촉발하는 

가장 기본적인 활동이라고 생각합니다.